Erfolgreicher Auftaktworkshop: Agenda Vorbereitung und Umgang mit Interessen

Die kommunale Wärmeplanung bringt verschiedene Akteurinnen und Akteure mit unterschiedlichen und teils gegensätzlichen Interessen an einen Tisch. Viele Kommunen stehen vor der Herausforderung, diese unterschiedlichen Perspektiven konstruktiv zu moderieren. Ein gut geplanter Auftaktworkshop für die Akteursbeteiligung kann den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit legen und Konflikte frühzeitig entschärfen. Nachdem Sie Ihre interne Steuerungsgruppe zusammengestellt haben und bevor Sie mit einem Dienstleister in die kommunale Wärmeplanung starten, sollten Sie die wichtigsten lokalen Akteurinnen und Akteure über die Projektgruppe in den Prozess einbinden. Dieser Artikel bietet eine Beispielagenda sowie eine Checkliste zur Vorbereitung eines solchen Workshops.

Ein klar strukturierter Workshop hilft Ihnen dabei, Akteurinnen und Akteure aktiv einzubinden und eine gemeinsame Grundlage zu schaffen. Die Länge des Workshops ist stark abhängig vom Kreis der Teilnehmenden. Je mehr Teilnehmerinnen und Teilnehmer, desto mehr Zeit sollten Sie für Kennenlernen, Diskussionen und Fragerunden einplanen. Grundsätzlich empfiehlt sich ein Halbtages-Workshop. In Abstimmung mit den Teilnehmenden kann im Vorfeld ein geeigneter Termin sowie eine Tageszeit zur Umsetzung ausgemacht werden. Folgende Punkte sollten Sie in einem Auftaktworkshop berücksichtigen.

Akteursanalyse durchführen

Weitere Informationen dazu finden Sie im Schritt 1 im Online-Leitfaden.

• Welche Stakeholder sind für die Wärmeplanung relevant?
• Welche Interessen, Rollen und Einflussmöglichkeiten haben sie?
• Gibt es bestehende Konflikte oder Spannungsfelder?

Methodische Planung

• Moderationskonzept entwickeln (z.B. World-Café, Zukunftswerkstatt, runder Tisch)
• Sicherstellen, dass alle Perspektiven gehört werden
• Neutrale Moderation sichern
• Konfliktmoderation berücksichtigen, falls notwendig

Rahmenbedingungen klären

• Einladung mit klarer Zielsetzung verschicken
• Rollen und Aufgaben innerhalb des Workshops definieren
• Technische und logistische Vorbereitung (z.B. Flipcharts bereitstellen)

Umgang mit divergierenden Interessen

Weitere Informationen finden Sie im Online-Artikel: Ansätze für ein Konfliktmanagement

• Im Vorfeld mit besonders kritischen Akteurinnen und Akteuren bilaterale Gespräche führen, um deren Beweggründe zu verstehen und Kompromisse vorbereiten zu können
• Gemeinsame Werte und Ziele herausarbeiten, um Brücken zwischen Interessensgruppen zu bauen
• Konflikte nicht „unterdrücken“, sondern konstruktiv thematisieren

Nachbereitung und Dokumentation

• Dokumentation der Ergebnisse und Verteilung an die Teilnehmenden
• Feedback der Beteiligten einholen und Erkenntnisse festhalten
• Vereinbarte Maßnahmen und Verantwortlichkeiten nachverfolgen
• Kommunikation zu weiteren Workshops oder Abstimmungen sicherstellen

Ein Auftaktworkshop kann nicht alle bestehenden Konflikte lösen, aber er schafft Transparenz und legt die Basis für eine konstruktive Zusammenarbeit. Haben Sie keine Scheu, unterschiedliche Perspektiven zusammenzubringen. Mit gründlicher Vorbereitung, einer neutralen und gut strukturierten Moderation sowie sorgfältigen Nachbereitung können Widerstände abgebaut, Synergien genutzt und der Erfolg der Wärmeplanung langfristig gesichert werden.

• Weiterführende Informationen zum Konfliktmanagement und weiteren Beteiligungsformaten in der kommunalen Wärmeplanung 
• Wenn Sie das Thema Akteursbeteiligung in der kommunalen Wärmeplanung vertiefen möchten, empfehlen wir folgenden Leitfaden des Kompetenzzentrums kommunale Wärmewende KWW: https://www.kww-halle.de/leitfaden-akteursbeteiligung